Erfolgsfaktor Unternehmenswissen
„Die Nutzung von inxire Digital Content bedeutet eine enorme Zeitersparnis. Die Mitarbeiter greifen darüber schnell und sicher auf alle wichtigen Dokumente zu. So können sie sich voll und ganz auf ihre Arbeit konzentrieren und ihre Ressourcen auf den Auf- und Ausbau des Geschäfts fokussieren."
Oliver Sauter Head of IT, Tropa Holding Limited
Tropa Holding
Herausforderung
Die Daten eines Unternehmens sind kostbares Kapital. Umso wichtiger ist, dass sie für Mitarbeiter und Geschäftsführung leicht verfügbar sind und langfristig erhalten bleiben.
Die Tropa Holding Limited erbringt IT-Dienstleistungen für die Kraus & Naimer Gruppe, die jährlich rund 4,3 Millionen elektrische Schaltgeräte herstellt - aus weltweit sechs Fabriken und 18 Vertriebsgesellschaften. Rund 600 der 900 Beschäftigten arbeiten am Computer und benötigen schnellen Zugriff auf Angebote, Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder Zertifizierungen.
Gespeichert wurden diese Dokumente früher unstrukturiert auf Dutzenden von Fileshares. Gesucht war eine einheitliche, zentrale Dateiablage, in der sich die Daten sammeln und leicht verfügbar machen lassen.
Lösung
2013 entschied sich die Tropa Holding für inxire - eine Plattform für Enterprise-Content-Management und Social Collaboration, die Dokumentenmanagement und -archivierung mit sozialen Features wie Folgen, Teilen oder Kommentieren vereint.
Auf Basis von Java, XML und der Oracle-Datenbank speichert und verwaltet das System große Mengen strukturierter und unstrukturierter Daten sicher und skalierbar. Im ersten Schritt legte das Unternehmen alle vom ERP-System erzeugten Archivdokumente ab - kundenbasiert und getrennt nach Land, Gesellschaft und Abteilung. Innerhalb von Sekunden fanden die Mitarbeiter die gesuchten Dateien.
Neue Features für mehr Effizienz und Datensicherheit
2015 führte Tropa ein digitales System für Lenkung und Archivierung von Qualitätsmanagementdokumenten ein. Fest definierte Freigabe-Workflows, ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept und die Archivierung inklusive Freigabeinformationen sorgen für vollständige Nachvollziehbarkeit über den gesamten Dokumentenlebenszyklus.
2017 kamen Communities hinzu, die Gruppen mit ähnlichen Interessen und Aufgaben zusammenfassen. Sichtbarkeit und Datenzugriff werden automatisch über die Einstufung der Community geregelt - selbst Administratoren sehen eine Datei nur, wenn sie berechtigt sind. Das erlaubt die sichere Aufbewahrung schutzwürdiger Dokumente, etwa für Audits oder die DSGVO.
„Die inxire-Software ist die zentrale Anlaufstelle für das gesamte Unternehmenswissen von Kraus & Naimer. Die Mitarbeiter finden sofort alle Informationen, die sie benötigen. Auch vertrauliche Daten lassen sich absolut sicher verwalten."
Zlatko Baumberger Technischer Leiter, Tropa Holding Limited
Ergebnis
Heute ist inxire fester Bestandteil der Arbeitswelt von Kraus & Naimer. Sämtliche SAP-Outputs landen automatisiert in der Plattform; über die API wurde zudem eine eigene Anwendung für Input-/Output-Management entwickelt.
Alle Inhalte werden unabhängig vom Dateiformat per Volltextsuche gefunden; per WebDAV steht die Plattform auch als Netzlaufwerk bereit. Durch die Möglichkeit, Dateien zu verschlüsseln, ist das Vertrauen der Mitarbeiter noch gewachsen - sie stellen heute deutlich mehr Informationen ein als früher.
Bis Ende 2018 waren voraussichtlich 150 bis 200 Millionen Dokumente in inxire abgelegt. So verwandelt die Tropa Holding die Unternehmensdaten der Kraus & Naimer Gruppe in wirtschaftlich nutzbares Wissen.
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