Weisungsmanagement für die digitalisierte Welt
„Gemeinsam mit inxire haben wir unser Weisungswesen an die neue digitalisierte Welt angepasst. Wir bieten unseren Mitarbeitern heute interaktive Features, die sie aus sozialen Netzwerken kennen, eine selbstlernende Suche und einen dynamischen Workflow, der sich an ihrem Nutzerprofil orientiert."
Kerstin Rösner Methodische Ansprechpartnerin für das Weisungswesen, HypoVereinsbank
HypoVereinsbank
Herausforderung
Wie agiere ich im Sinne meines Unternehmens, welche Befugnisse habe ich und wie groß ist mein Handlungsspielraum? Offizielle Anweisungen und interne Compliance-Richtlinien bieten Mitarbeitern eine sichere Grundlage für regelkonformes Verhalten und korrekte Prozessabläufe.
Gerade Finanzinstitute sind besonders strengen Regularien unterworfen. Im Prüfungsfall müssen Banken transparent darstellen, nach welchen Anweisungen ihre Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt gehandelt haben - und ihre Dokumente zehn Jahre lang in allen Versionen archivieren.
So entstand bei der HypoVereinsbank ein umfangreiches Weisungsmanagement, in das rund 600 Autoren aktiv involviert sind. Neben Produktsteckbriefen und Kompetenz-Richtlinien besteht es zu rund zwei Dritteln aus Beschreibungen, die alle Prozesse der Bank abbilden.
Lösung
2006 führte die HypoVereinsbank inxire ein. Die Software unterstützt das Unternehmen seitdem bei der Kommunikation und Umsetzung seiner internen Richtlinien über den gesamten Erstellungs-, Freigabe- und Publikationsprozess hinweg.
Autoren erstellen ihre Dokumente im „EditorialSpace" und reichen sie zur Überarbeitung ein. Die Review-Verantwortlichen bearbeiten sie parallel und stellen die editierte Fassung in den „MasterReviewPlace" ein, in dem der Autor alle Änderungswünsche gezielt übernehmen oder ablehnen kann.
Über eine Web-Oberfläche mit klarer Hierarchie und komfortabler Suche greifen die Bankmitarbeiter auf die veröffentlichten Dokumente zu. Ein Abonnement-Service informiert jeden Anwender automatisch über Änderungen an den für ihn relevanten Themen.
Relaunch bietet noch mehr Funktionen
2016 gestaltete die HypoVereinsbank den Zentralen Anweisungsdienst neu. In die Neugestaltung flossen die Ergebnisse aus vierzig Fragebögen, dreißig Telefoninterviews, vier Wettbewerbsanalysen und zwei Diskussionsrunden ein - so entstand ein interaktives, nutzerfreundliches Arbeitstool.
Mit „Smart Steps" baut die Software Arbeitsanweisungen anhand von Benutzerentscheidungen dynamisch aufeinander auf und stellt selbst weit verzweigte Weisungen linear und optimiert dar. Hinzu kamen eine personalisierbare Startseite, eine selbstlernende Suche sowie Feedback- und Gamification-Funktionen.
„Alle neuen Funktionalitäten basieren auf Mitarbeiterwünschen. Uns war wichtig, dass der Zentrale Anweisungsdienst als hilfreiches, unterstützendes Instrument wahrgenommen wird, das den Kollegen die Arbeit erleichtert."
Claudia Bein Projektleiterin Neugestaltung Zentraler Anweisungsdienst, HypoVereinsbank
Ergebnis
Der Einsatz von inxire hat das gesamte Weisungsmanagement der HypoVereinsbank grundlegend verbessert und ermöglicht eine wesentlich effizientere Arbeitsweise. Auch die Akzeptanz der Mitarbeiter ist stark gestiegen.
Die Durchlaufzeit bei der Bearbeitung umfassender Prozessbeschreibungen hat sich deutlich verkürzt; einfachere Anweisungen werden nach wenigen Schritten zügig veröffentlicht. Die vereinfachte Prozessdarstellung und die integrierte Status-Checkliste sparen zusätzlich Zeit.
Nicht zuletzt profitieren die Kunden: Berater können sich rechtliche Änderungen der vergangenen Monate anzeigen lassen und ihre Klienten noch gezielter informieren.
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